Tytuł: Jak obliczyć obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia? Przewodnik krok po kroku, który pozwoli Ci uniknąć błędów i zrozumieć każdy etap rozliczenia
Autor: Anna Lewicka
Data publikacji: 10 września 2025
Data ostatniej aktualizacji: 14 października 2025
Wynagrodzenie pracownika to nie tylko kwota brutto zapisana w umowie. To również szereg obowiązkowych potrąceń, które wpływają na to, ile ostatecznie trafi na konto zatrudnionego. Dla wielu osób różnica między „brutto” a „na rękę” pozostaje tajemnicą — a przecież każdy z nas ma prawo wiedzieć, na co dokładnie idzie część jego pensji.
W tym przewodniku krok po kroku wyjaśnimy, jak obliczyć obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia, kto je pobiera, jakie mają podstawy prawne oraz jak samodzielnie sprawdzić poprawność wyliczeń.
Dowiesz się m.in.:
- jakie składki są obowiązkowe, a które dobrowolne,
- jak obliczyć składki ZUS, zaliczkę na podatek i składkę zdrowotną,
- jak w praktyce wygląda rozliczenie wynagrodzenia netto,
- jak unikać błędów w kalkulacjach i kontrolować swoje wypłaty.
Czytaj dalej, aby zrozumieć, jak naprawdę działa system potrąceń z wynagrodzenia.
Spis treści
- Czym są obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia?
- Podstawy prawne potrąceń z wynagrodzenia
- Składki ZUS – jakie są i jak je obliczyć
- Składka zdrowotna – ile wynosi i kto ją pobiera
- Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych
- Kwota netto – jak obliczyć wynagrodzenie „na rękę”
- Kolejność potrąceń i limity ustawowe
- Przykład praktyczny obliczenia potrąceń z wynagrodzenia
- Najczęstsze błędy przy obliczaniu potrąceń
- Podsumowanie i wskazówki końcowe
Czym są obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia?
Obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia to kwoty, które pracodawca ma obowiązek odliczyć od wynagrodzenia brutto przed jego wypłatą. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz ustaw o ubezpieczeniach społecznych, potrącenia te trafiają do różnych instytucji – w tym Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i urzędu skarbowego.
Do obowiązkowych potrąceń zaliczamy m.in.:
- składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe),
- składkę zdrowotną,
- zaliczkę na podatek dochodowy (PIT),
- potrącenia komornicze i alimentacyjne (jeśli występują).
Ich celem jest finansowanie świadczeń społecznych, opieki zdrowotnej i budżetu państwa, a także ochrona interesów wierzycieli w przypadku zadłużeń pracownika.
Podstawy prawne potrąceń z wynagrodzenia
Podstawy prawne dotyczące potrąceń reguluje kilka kluczowych aktów prawnych:
- Kodeks pracy (art. 87–91),
- Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych,
- Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych,
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).
Zgodnie z nimi, potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie w ustawowo określonej kolejności i w granicach ustalonych limitów, co chroni pracownika przed utratą całego wynagrodzenia.
Składki ZUS – jakie są i jak je obliczyć
Podstawę naliczania składek ZUS stanowi wynagrodzenie brutto. Składki te finansowane są częściowo przez pracownika, a częściowo przez pracodawcę.
Składki finansowane przez pracownika:
- składka emerytalna – 9,76% podstawy,
- składka rentowa – 1,5%,
- składka chorobowa – 2,45%.
Składki finansowane przez pracodawcę:
- składka emerytalna – 9,76%,
- składka rentowa – 6,5%,
- składka wypadkowa – od 0,67% do 3,33%,
- Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – 2,45%,
- FGŚP – 0,10%.
Pracownik widzi jedynie tę część składek, która pomniejsza jego pensję. Resztę odprowadza pracodawca ze swoich środków.
Składka zdrowotna – ile wynosi i kto ją pobiera
Składka zdrowotna wynosi 9% podstawy wymiaru, jednak nie jest w całości odliczalna od podatku – od 2022 roku w wyniku Polskiego Ładu zmieniono zasady jej rozliczania.
Podstawę naliczenia składki zdrowotnej stanowi przychód pomniejszony o składki społeczne finansowane przez pracownika. Składka ta trafia do Narodowego Funduszu Zdrowia i jest obowiązkowa dla każdego zatrudnionego na umowie o pracę.
Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych
Zaliczka na podatek PIT obliczana jest po odjęciu od wynagrodzenia składek ZUS oraz zastosowaniu kosztów uzyskania przychodu i kwoty wolnej od podatku.
Dla większości pracowników obowiązuje stawka 12% (pierwszy próg podatkowy), a po przekroczeniu 120 000 zł rocznie – 32%.
Formuła uproszczona:
Podatek = (wynagrodzenie brutto – składki ZUS – koszty uzyskania) × stawka podatku – kwota zmniejszająca podatek.
Kwota netto – jak obliczyć wynagrodzenie „na rękę”
Wynagrodzenie netto to kwota, jaką pracownik otrzymuje po dokonaniu wszystkich obowiązkowych potrąceń.
Aby ją obliczyć, należy:
- Odjąć od kwoty brutto składki ZUS finansowane przez pracownika,
- Od tak uzyskanej podstawy odliczyć składkę zdrowotną,
- Obliczyć zaliczkę na podatek PIT,
- Odjąć zaliczkę od podstawy po potrąceniach.
Efektem jest wynagrodzenie „na rękę” – realna kwota wypłacana przez pracodawcę.
Kolejność potrąceń i limity ustawowe
Kodeks pracy jasno określa kolejność potrąceń:
- świadczenia alimentacyjne,
- inne tytuły egzekucyjne,
- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
- inne potrącenia dobrowolne (np. składki związkowe, karnety, pożyczki).
Wysokość potrąceń nie może przekroczyć określonych limitów:
- do 60% wynagrodzenia przy alimentach,
- do 50% przy innych egzekucjach,
- do 80% przy zaliczkach pieniężnych.
Przykład praktyczny obliczenia potrąceń z wynagrodzenia
Załóżmy, że pracownik zarabia 6 000 zł brutto.
- Składki społeczne (ZUS pracownika): 6 000 × (9,76% + 1,5% + 2,45%) = 828,6 zł
- Podstawa zdrowotna: 6 000 – 828,6 = 5 171,4 zł
- Składka zdrowotna: 5 171,4 × 9% = 465,43 zł
- Zaliczka PIT: (5 171,4 – 250) × 12% – 300 = 319,57 zł
- Wynagrodzenie netto: 6 000 – 828,6 – 465,43 – 319,57 = 4 386,4 zł
Najczęstsze błędy przy obliczaniu potrąceń
- nieuwzględnienie aktualnych progów podatkowych,
- błędne zastosowanie kosztów uzyskania przychodu,
- pomylenie składek finansowanych przez pracownika i pracodawcę,
- nieaktualne stawki wypadkowe ZUS,
- zaokrąglanie wyników niezgodne z przepisami.
Podsumowanie i wskazówki końcowe
Znajomość zasad potrąceń z wynagrodzenia to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale i prawo pracownika do przejrzystości. Dzięki temu można samodzielnie weryfikować poprawność listy płac, unikać błędów i świadomie planować budżet.
Pamiętaj, że przepisy podatkowe i składkowe często się zmieniają – dlatego warto regularnie śledzić aktualizacje ZUS i Ministerstwa Finansów.
Świadomy pracownik to bezpieczny pracownik – a dobrze obliczone potrącenia to podstawa zaufania między firmą a zatrudnionym.