Tytuł: Faktura bez VAT – sprawdź, kiedy możesz ją wystawić i uniknąć błędów
Autor: Karol Wysocki
Data publikacji: 21 maja 2025
Data ostatniej aktualizacji: 21 maja 2025
Wielu przedsiębiorców – zwłaszcza początkujących – zastanawia się, czy muszą być czynnymi podatnikami VAT, aby legalnie wystawiać faktury. Odpowiedź brzmi: nie zawsze. Faktura bez VAT to dokument, który możesz wystawić w określonych sytuacjach – i to zgodnie z przepisami. Nieznajomość zasad może jednak kosztować.
W artykule dowiesz się m.in.:
- komu przysługuje prawo do wystawiania faktur bez VAT
- w jakich sytuacjach faktura bez VAT jest dopuszczalna
- jakie elementy musi zawierać faktura bez VAT
- jak nie popełnić błędów przy jej wystawieniu
Czytaj więcej i dowiedz się, jak nie narazić się na kary urzędowe…
Spis treści
- Kiedy można wystawiać fakturę bez VAT?
- Faktura bez VAT – dla kogo?
- Jakie dane musi zawierać faktura bez VAT?
- Faktura bez VAT a obowiązki ewidencyjne
- Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktury bez VAT
- Faktura bez VAT w systemach księgowych
- Podsumowanie – czy opłaca się być zwolnionym z VAT?
Kiedy można wystawiać fakturę bez VAT?
Fakturę bez podatku VAT mogą wystawiać przedsiębiorcy, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT. Najczęściej dotyczy to:
- przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia podmiotowego (do limitu obrotu 200 000 zł rocznie),
- podmiotów korzystających ze zwolnienia przedmiotowego (określone w ustawie rodzaje działalności),
- rolników ryczałtowych,
- niektórych organizacji non-profit.
To rozwiązanie może być korzystne, ale nie zawsze opłacalne. Wszystko zależy od charakteru działalności i odbiorców usług lub towarów.
Faktura bez VAT – dla kogo?
Z faktury bez VAT mogą korzystać:
- mikroprzedsiębiorcy i freelancerzy na podstawie zwolnienia z art. 113 ustawy o VAT,
- firmy świadczące usługi edukacyjne, medyczne, finansowe – objęte zwolnieniem przedmiotowym,
- osoby fizyczne wykonujące działalność nieopodatkowaną VAT,
- rolnicy ryczałtowi, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
Warto pamiętać, że nawet jeżeli jesteś zwolniony z VAT, musisz spełniać określone obowiązki formalne przy wystawianiu faktur.
Jakie dane musi zawierać faktura bez VAT?
Faktura bez VAT różni się od klasycznej faktury VAT przede wszystkim brakiem stawki i kwoty podatku. Mimo to musi zawierać konkretne informacje:
- datę wystawienia i numer faktury,
- dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP – jeśli dotyczy),
- nazwę usługi lub towaru,
- jednostkę miary i ilość,
- cenę jednostkową netto i wartość,
- łączną kwotę do zapłaty,
- podstawę prawną zwolnienia z VAT (np. „Zwolnienie podmiotowe z art. 113 ustawy o VAT”).
Brak odpowiednich oznaczeń może skutkować koniecznością korekty lub nawet grzywną.
Faktura bez VAT a obowiązki ewidencyjne
Choć faktura bez VAT nie zawiera samego podatku, nadal musi być ujęta w ewidencji przychodów – zwłaszcza w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR) lub w systemie ryczałtowym.
Dodatkowo faktury te mogą być potrzebne do:
- udokumentowania przychodów wobec ZUS i US,
- wykazania obrotu do kontroli skarbowej,
- rozliczeń wewnętrznych lub kredytowych.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktury bez VAT
Wielu przedsiębiorców popełnia proste, ale kosztowne błędy:
- brak podstawy prawnej zwolnienia z VAT,
- oznaczenie „Faktura VAT” zamiast „Faktura” (bez VAT),
- pominięcie danych nabywcy lub błędne oznaczenie NIP,
- wystawianie faktury bez rejestracji w CEIDG (jeśli dotyczy usług regularnych),
- błędne obliczenia wartości brutto.
Unikanie tych błędów to nie tylko kwestia rzetelności – to również ochrona przed sankcjami finansowymi.
Faktura bez VAT w systemach księgowych
Wiele popularnych systemów do fakturowania (np. wfirma, inFakt, FakturaXL, iFirma, Fakturownia) umożliwia wybór „faktury bez VAT” jako formatu dokumentu.
Zazwyczaj wystarczy:
- zaznaczyć „zwolnienie z VAT” w ustawieniach firmy,
- wybrać odpowiednią podstawę prawną,
- skonfigurować domyślny wygląd faktur bez VAT.
Automatyzacja minimalizuje błędy i skraca czas pracy biurowej.
Podsumowanie – czy opłaca się być zwolnionym z VAT?
Nie każdemu przedsiębiorcy opłaca się pozostawać poza VAT. Zwolnienie to:
✅ mniej obowiązków ewidencyjnych,
✅ prostsze fakturowanie,
✅ brak konieczności składania deklaracji VAT,
❌ brak możliwości odliczenia podatku naliczonego,
❌ mniejsza wiarygodność w oczach niektórych kontrahentów,
❌ ograniczenie przy współpracy z firmami będącymi VAT-owcami.
Zanim zdecydujesz się na faktury bez VAT, rozważ, czy Twoi kontrahenci nie oczekują faktur z podatkiem i czy sam nie ponosisz kosztów, które można by odliczyć.