Telefon w firmie jednoosobowej działalności gospodarczej to dziś podstawowe narzędzie pracy. Przedsiębiorcy wciąż jednak mają wątpliwości: czy można kupić smartfon na firmę, jak rozliczyć abonament, co z używaniem prywatnym i jakie warunki trzeba spełnić, aby fiskus nie zakwestionował kosztów. W tym artykule – w oparciu o aktualne praktyki podatkowe – wyjaśniam krok po kroku, kto i jak może wziąć telefon na firmę w kosztach JDG.

W artykule znajdziesz:

• praktyczne wyjaśnienia przepisów i interpretacji,
• konkretne przykłady rozliczeń,
• odpowiedzi na najczęstsze pytania przedsiębiorców.

O czym jest artykuł w skrócie?
Czytaj więcej i dowiedz się, jak bezpiecznie rozliczyć telefon w jednoosobowej działalności, uniknąć błędów i zoptymalizować koszty.

Spis treści

• Kto może wziąć telefon na firmę w JDG
• Telefon na firmę a koszt uzyskania przychodu
• Zakup telefonu na firmę – jednorazowo czy amortyzacja
• Abonament i karta SIM jako koszt w JDG
• Telefon firmowy a użytek prywatny
• VAT od telefonu i abonamentu
• Najczęstsze błędy przedsiębiorców
• FAQ – pytania i odpowiedzi

Kto może wziąć telefon na firmę w JDG

Telefon na firmę może wziąć każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, pod warunkiem że wydatek ma związek z prowadzoną działalnością. Nie ma znaczenia branża – liczy się realne wykorzystanie telefonu do celów firmowych, takich jak kontakt z klientami, kontrahentami czy obsługa zamówień.

Organy podatkowe nie wymagają, aby telefon był używany wyłącznie służbowo, ale musisz być w stanie wykazać jego związek z przychodami.

Telefon na firmę a koszt uzyskania przychodu

Zgodnie z ustawą o PIT, kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodu. Telefon spełnia ten warunek, jeśli:

• jest faktycznie wykorzystywany w działalności,
• został prawidłowo udokumentowany (faktura na firmę),
• nie ma charakteru wyłącznie osobistego.

Dlatego kto i jak może wziąć telefon na firmę w kosztach JDG, zależy przede wszystkim od sposobu użytkowania i dokumentacji.

Zakup telefonu na firmę – jednorazowo czy amortyzacja

Sposób rozliczenia telefonu zależy od jego wartości:

• do 10 000 zł netto – możesz zaliczyć wydatek jednorazowo w koszty,
• powyżej 10 000 zł netto – telefon staje się środkiem trwałym i podlega amortyzacji.

Amortyzacja standardowo trwa 24 miesiące, ale w praktyce wielu przedsiębiorców decyduje się na tańszy sprzęt, by uniknąć rozliczeń długoterminowych.

Abonament i karta SIM jako koszt w JDG

Abonament telefoniczny oraz faktury za rozmowy i internet mobilny można w całości zaliczyć do kosztów, jeśli numer jest wykorzystywany do działalności. W przypadku numeru „mieszanego” (firmowo-prywatnego) warto:

• prowadzić uproszczoną ewidencję połączeń,
• przyjąć racjonalną proporcję (np. 70% kosztów firmowych).

Telefon firmowy a użytek prywatny

Najczęstsza obawa przedsiębiorców dotyczy używania telefonu prywatnie. Fiskus dopuszcza taki model, o ile:

• dominujące jest wykorzystanie firmowe,
• nie zaliczasz 100% kosztów, jeśli faktycznie korzystasz prywatnie.

W praktyce kluczowy jest zdrowy rozsądek i spójność z charakterem działalności.

VAT od telefonu i abonamentu

Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT:

• możesz odliczyć 100% VAT, gdy telefon służy wyłącznie działalności,
• lub 50% VAT, gdy używany jest również prywatnie.

Wybór wariantu powinien być zgodny z rzeczywistością, bo to najczęściej kontrolowany obszar.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców

Do najczęstszych błędów należą:

• brak faktury na firmę,
• rozliczanie 100% kosztów przy oczywistym użytku prywatnym,
• brak spójności między kosztami a profilem działalności.

Unikając tych pułapek, minimalizujesz ryzyko sporu z urzędem skarbowym.

FAQ – pytania i odpowiedzi

Czy mogę kupić iPhone’a na firmę?
Tak, o ile uzasadnisz jego wykorzystanie w działalności.

Czy jeden telefon może być prywatny i firmowy?
Tak, ale wtedy stosuj proporcję kosztów.

Czy muszę mieć osobny numer firmowy?
Nie, ale jest to rekomendowane dla bezpieczeństwa podatkowego.